Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność ma ustawowy obowiązek, aby dokumentować przeprowadzane transakcje. Przedsiębiorca może zbywać własne produkty bądź sprzedawać konkretne usługi. Jeśli świadczy zamówienia na rzecz innej firmy obligatoryjnie musi wystawiać faktury vat, zaś jeśli na rzecz podmiotu będącego osobą fizyczną, faktury dostarcza wyłącznie na żądanie kupca. Nawet ci przedsiębiorcy, którzy nie posiadają statusu czynnego płatnika vat mogą wystawiać faktury, jeśli taki rodzaj dokumentu jest preferowany. W niektórych sytuacjach mogą też wystawiać rachunki, chyba że ustawa o podatku od towarów i usług przewiduje dla danego przypadku obowiązkowe fakturowanie.
Faktura vat a rachunek – jaka jest różnica?
W praktyce te dwie formy dokumentów nie różnią się aż tak bardzo. W każdym pojawiają się oznaczenia dotyczące stron transakcji oraz informacje na temat samego przedmiotu sprzedaży bądź oferowanej usługi. Faktury zawierają informacje bardziej szczegółowe i mają bardziej formalną budowę. Istotna różnica dotyczy podatku vat. W fakturze jest on obowiązkowo ujmowany, w rachunku natomiast nie występuje. Do końca 2013 roku podmioty niebędące czynnymi płatnikami vat mogły wystawiać jedynie rachunki. Obecnie mają swobodę w tej materii. Mogą zatem wystawiać, zarówno rachunki, jak i faktury.
Faktura vat – co powinna zawierać
Aby faktura była prawidłowa muszą się w niej znaleźć wszystkie elementy wymagane ustawowo. W zakresie oznaczenia stron wskazuje się ich dane personalne oraz nazwy, numery identyfikacyjne i adresy, W zakresie towarów i usług, które są przedmiotem sprzedaży trzeba określić, ich ilość, wartość netto i brutto oraz cechy swoiste. Do faktury wprowadza się stawkę podatku vat liczoną od kwoty netto, która stanowi wartość towaru lub usługi. Faktura musi mieć swój unikalny numer. Wskazuje się również, kiedy i gdzie nastąpiła sprzedaż, oraz kiedy i gdzie wystawiono fakturę. Faktura nieposiadająca któregoś z istotnych elementów powinna być uzupełniona, gdyż niekompletna nie stanowi rzetelnego i akceptowalnego dokumentu.
Faktury zaliczkowe i końcowe
Jeśli całość należności wraz z podatkiem kupujący wpłaca jednorazową transzą, wystawia się tylko jedną fakturę. Jeśli natomiast nabywca wnosi jakieś zaliczki na poczet towarów i usług, to każda taka zaliczka musi być wykazana w fakturze zaliczkowej. Wszystkie faktury zaliczkowe powinny być ujęte w fakturze końcowej, która zawiera podsumowanie transakcji. Faktura końcowa nie jest konieczna, gdy faktury zaliczkowe łącznie ujmują 100% należności.
